Processtappen

5 juni 2020

Vanuit het  Contractmanagement proces zijn een aantal processtappen te herleiden, waar uiteindelijk grip op verkregen dient te worden:

1. ONDERHANDELEN
2. OPSTELLEN
3. GOEDKEUREN
4. REGISTREREN
5. ARCHIVEREN
6. MONITOREN
7. OPVOLGING

Meestal worden een aantal processtappen tijdens een Contractmanagement project eruit gelicht om een focus aan te brengen, toch dient het gehele proces bij het ontwerp en implementatie meegenomen te worden. Belangrijk is, dat de processen binnen Contractmanagement centraal dienen te staan en niet de automatisering. Uiteraard kunnen IT-oplossingen zodanig ondersteuning bieden dat de processen optimaal ingericht kunnen worden, maar het dient niet een doel op zich te worden.

1. Onderhandelen
De processtap onderhandelen omvat alle activiteiten welke vooraf gaan aan het daadwerkelijk opstellen van het contract. Vaak gaan er enkele concept contracten tussen beide partijen heen en weer alvorens men komt tot een definitief contract waarbij verschillende risico’s afgedekt dienen te worden. Deze fase behelst tevens vaak de offertefase.

2. Opstellen
Het opstellen van een contract wordt veelal tegelijkertijd met de onderhandelingsfase uitgevoerd, omdat er vaak tijdens het voeren van de onderhandelingen al conceptcontracten worden opgesteld en worden deze stappen los van elkaar gezien, omdat juist tijdens het opstellen verschillende risicofactoren naar voren komen.

3. Goedkeuren
Deze fase bevat alle activiteiten binnen het goedkeuringsproces, van het goedkeuren van conceptcontracten tot de feitelijke ondertekening. Hierbij moet onderscheid gemaakt worden tussen de beslissing om een contract aan te gaan en de ondertekening van het contract. Hierbij is het van belang dat zowel de interne als de externe procuratie in acht genomen wordt.

4. Registreren
Deze processtap bevat de registratie van de feitelijke contractgegevens. Hierbij is het van belang welk doel met de registratie en de ingevoerde gegevens beoogd wordt. Door dit van tevoren goed te specificeren, kan bepaald worden welke contractgegevens er vastgelegd dienen te worden en hoeven er later geen inhaalslagen gepleegd te worden. Tevens speelt de plaats van registratie (centraal of decentraal) een belangrijke rol. Tenslotte is de keuze van de gebruikte methode van registreren van belang; vaak zijn gecompliceerde (en dure) softwarepakketten niet eens benodigd om de gestelde doelstelling te behalen.

5. Archiveren
De archiveringsfase behelst alle activiteiten om het originele contract fysiek te archiveren (wettelijke norm betreft 7 jaar na verloop van het contract). Ook dit kan centraal of decentraal. Daarnaast kan het contract digitaal gearchiveerd worden door het in te scannen en op te nemen in een eventuele applicatie. Naast diverse praktische aspecten is het belangrijk om te waarborgen dat de contracten zodanig zijn afgeschermd dat de medewerkers alleen die contracten kunnen raadplegen waartoe zij bevoegd zijn.

6. Monitoren
Bij veel organisaties is een goede monitoring van de contracten het belangrijkste wat men wil bereiken met Contractmanagement; contracten volgen qua status, eigendom/beheer en feitelijke uitnutting. Dit laatste wordt veelal gezien bij inkoop- of verkoopgerelateerde overeenkomsten.

7. Opvolging
Vanuit het monitoringsproces komen vaak acties naar voren welke opgevolgd dienen te worden. Belangrijk is om te waarborgen dat de activiteiten welke voortvloeien uit de contracten tijdig ondernomen worden door de juiste persoon. Op deze manier wordt het risico beperkt dat contractuele mijlpalen niet of niet tijdig worden gehaald en onderhandelingen te laat worden gestart.