Contractmanagement verschillende invalshoeken

20 augustus 2020

Een Contractmanagement traject kan gestart worden uit verschillende invalshoeken. De insteek die gekozen wordt, zal mede de focus bepalen van de processtappen binnen het gehele Contractmanagement proces.

JURIDISCH
Vanuit de juridische invalshoek staan met name de volgende aspecten centraal:
• Het onderhandelen en/of offreren door juridisch bevoegde personen;
• Het opstellen van minimum bepalingen die in een contract terug moeten komen;
• Het goedkeuren/autoriseren door bevoegde personen (KvK-geregistreerd);
• Het opstellen van een modelcontract en/of -artikelen;
• Het archiveren van contracten volgens wettelijke vereisten;
• Het beoordelen en aanpassen van de contracten;
• Het opstellen van een checklist;
• Het registreren van contracten;
• Het volgen van contracten, zoals de looptijd, of verplichtingen worden nagekomen, boetebedingen en juridische actie ondernemen richting tegenpartij.

FINANCIEEL
Vanuit de financiële invalshoek staan met name de volgende aspecten centraal:
• Het monitoren van de uitnutting van contracten (bijvoorbeeld inkoop- of verkoopproces);
• Het tijdig uitvoeren van vastgelegde contractuele afspraken (e.g. betalingen);
• Het benutten van in het contract bepaalde activiteiten (e.g. onderhandelingen prijzen, leveringsvoorwaarden of betalingscondities);
• Het leveren van managementinformatie vanuit de contracten;
• Opstellen en implementeren KPI’s.

PROCES
Vanuit de procesmatige invalshoek staan met name de volgende aspecten centraal:
• Het goedkeuren/autoriseren van een contract volgens het autorisatieschema;
• Het feitelijk registreren middels een systeem, bv. van excelsheet tot documentmanagementsysteem;
• Het archiveren van de contracten, zowel digitaal als fysiek;
• Het inrichten en borgen van een monitoringsproces;
• Het inrichten en borgen van een follow-up procedure;
• Het beoordelen en evalueren van prestaties van de wederpartij;